HEAP DAN DOKUMENTASI

Materi 11

HEAP DAN DOKUMENTASI

Tinjauan

·         User mempunyai perbedaan kebutuhan di waktu yang berbeda

·         User support seharusnya :

o   Tersedia tetapi tidak mencolok

o   Akurat dan kuat

o   Konsisten dan fleksibel

·         Jenis-jenis user support :

o   Command based methods

o   Context-sensitive help

o   Tutorial help

o   On-line documentation

o   Intelligent help

·         Merancang user support harus memperhatikan :

o   Presentasi

o   Implementasi

Pendahuluan

Ada sebagian pendapat menyatakan bahwa system yang interaktif  dijalankan tanpa membutuhkan bantuan atau training. Hal ini mungkin ideal akan tetapi jauh dari kenyataan. Pendekatan yang lebih membantu adalah dengan mengasumsikan bahwa user akan membutuhkan bantuan pada suatu waktu dan merancang bantuan (help) ini ke dalam system.

·         Ada empat jenis bantuan yang dibutuhkan user :

o   Quick reference

Digunakan sebagai pengingat untuk user dari tool yang detail yang secara dasar sangat familiar dan biasa digunakan. Seperti menggunakan opsi perintah umum, atau mengingatkan user akan sintaks dari perintah.

o   Task-specific help

Membantu user menghadapi masalah atau tidak pasti dalam mengambil tindakan memecahkan masalah yang khusus atau tidak pasti dalam mengaplikasikan tool.

o   Full explanation

Suatu alat bantu atau perintah yang dapat membantu memahami secara lengkap. Penjelasan ini mencakup informasi dimana user tidak membutuhkannya pada saat itu.

o   Tutorial

Khusus untuk user baru yang menyediakan perintah secara step by step bagaimana menggunakan tool.

Setiap tipe pendukung user ini dibutuhkan oleh user pada saat yang berbeda berdasarkan pengalaman user dengan system dan memenuhi kebutuhan yang berbeda. Ada banyak informasi yang user inginkan – definisi, contoh, kesalahan yang dikenal dan informasi memperbaiki kesalahan, opsi perintah dan lain-lain. Beberapa diantaranya ada yang tersedia dalam perancangan interface nya sendiri dan ada yang dimasukkan dalam ‘bantuan’ atau system pendukung.

Perbedaan utama antara system ‘bantuan’ dan dokumentasi adalah bahwa system ‘bantuan’ berorientasi terhadap masalah dan khusus, sedangkan dokumentasi berorientasi terhadap system dan umum.

Kebutuhan Pendukung User

Availability

User dapat menggunakan bantuan pada setiap waktu selama berinteraksi dengan system. User tidak perlu keluar dari aplikasi selama bekerja untuk membuka aplikasi bantuan. Idealnya, bantuan berjalan konkuren dengan setiap aplikasi.

Accuracy dan completeness

Bantuan ini seharusnya menyediakan keakuratan dan kelengkapan system bantuan. Agar refleksi akurasi tersedia pada keadaan system bantuan perlu mencakup keseluruhan system. Kelengkapan sangat penting jika bantuan tersedia  untuk digunakan secara efektif. Perancang tidak dapat memprediksi bagian system user yang mana yang membutuhkan bantuan.

Consistency

Seperti diketahui bahwa user membutuhkan tipe yang berbeda dari bantuan untuk digunakan pada tujuan yang berbeda. Hal ini dapat secara tidak langsung menyebabkan system bantuan tidak dapat bekerja. Sistem bantuan yang tersedia harus konsisten terhadap semua system yang ada dan juga pada system itu sendiri. Bantuan online juga harus konsisten dengan dokumentasi kertasnya, konsisten dalam isi, terminology dan bentuk presentasi. Pendukung user internal dalam aplikasi juga perlu konsisten terhadap system.

Robustness

Sistem bantuan ini biasanya digunakan oleh orang yang sedang dalam kesulitan karena system mempunyai perilaku yang tidak diharapkan atau mempunyai kesalahan. Hal ini sangat penting dimana system bantuan seharusnya robust-kuat baik dalam hal memperbaiki kesalahan dan perilaku yang tidak diharapkan.

Flexibility

System bantuan yang fleksibel akan membuat setiap user dapat beinteraksi dalam mencari sesuatu yang sesuai dibutuhkannya. System bantuan  yang fleksibel membantu setiap user berinteraksi sesuai dengan keinginannya. Mulai dari perancangan system bantuan yang interaktif secara modular melalui bantuan context-sensitive untuk membuat system bantuan yang dapat diadaptasi atau pintar yang menginfer keahlian dan tugas user.

Unobtrusiveness

System ini seharusnya tidak mencegah user dalam melanjutkan pekerjaannya atau terpengaruh dengan aplikasi user. Pada satu saat, system bantuan teks pada interface yang bukan window dapat menginterupsi pekerjaan user. Untuk menghindari ini digunakan presentasi pada layar yang terpisah. Pada saat yang lain, system bantuan pintar dalam menyediakan bantuan atas inisiatif sendiri, bukan permintaan user.

Pendekatan-pendekatan Pendukung User 

Command assistance

Mungkin pendekatan yang umum untuk user support adalah menyediakan bantuan pada level command, user yang membutuhkan bantuan pada command yang khusus dan ditampilkan pada layar bantuan atau pada manual page yang menjelaskan tentang command tersebut.

Contoh pada UNIX man help dan DOS help command.

Tipe ini sederhana dan efisien jika user mengetahui apa yang user ingin ketahui dalam mencari informasi yang lebih detail. Diasumsikan bahwa user mengetahui apa yang dicari. Pada system computer yang kompleks, ada beberapa perintah yang user ketahui dengan baik dan dapat menggunakannya dan ada pula beberapa perintah yang jarang digunakan.

Command prompts

Menyediakan bantuan ketika user menemukan kesalahan, biasanya dalam bentuk prompt perbaikan. Prompt sangat berguna jika kesalahan sederhana misalnya kesalahan sintaks, tetapi knowledge-pengetahuan dari perintah harus diasumsikan. Bentuk yang lain dari command prompt adalah penggunaan menu dan icon yang dipilih. Ini memerlukan bantuan ke memori seperti membuat secara eksplisit perintah2 apa yang tersedia pada waktu tertentu. Ini diasumsikan juga memerlukan sejumlah pengetahuan tentang kegunaan perintah sehingga pendukung tambahan masih diperlukan.

Context-sensitive help

Berbentuk menu based system yang menyediakan bantuan pada menu option. Mulai dari yang memiliki pengetahuan khusus dari user khusus hingga tersedianya kunci bantuan sederhana yang diinterpretasikan sesuai dengan konteks yang akan dipanggil dan akan ditampilkan. Contoh perintah help pada editor spy dan bantuan Ballons pada Macintosh.

On-line tutorial

Mengijinkan user bekerja melalui aplikasi dasar dalam lingkungan percobaan. User dapat melihat kemajuan sesuai dengan kecepatan dan dapat mengulangi bagian dari tutorial yang diinginkan. User juga dapat merasakan bagaimana aplikasi bekerja dengan bereksperimen langsung dengan contoh-contoh. Kebanyakan on-line tutorial tidak pintar karena tidak mempunyai pengetahuan tentang user dan pengalaman user sebelumnya ataupun domain atau bentuk pembelajaran. On-line tutorial tidak fleksibel dan sering dilupakan, beberapa akan mengalami kesalahan dalam memperbaiki jawaban masalah, sederhana karena tidak diformat untuk itu.

On-line documentation

Membuat efektif dengan membuat dokumentasi di kertas tersedia di komputer. Ini membuat materi tersedia terus menerus bersamaan dengan pada saat user bekerja bahkan sejumlah besar user bekerja secara konkuren. Dokumentasi dibuat untuk menyediakan deskripsi dari fungsionalitas dan perilaku system secara sistematik.

Sistem Bantuan Pintar - Intelligent help system

Pada system computer yang kompleks atau besar, user akan terbiasa dengan subset dari fungsionalitas, demonstrasi keahlian dalam beberapa aplikasi dan tidak adanya keahlian dengan yang lain, bahkan kesadaran keberadaannya. User yang berbeda-beda akan memiliki kebutuhan dan level pemahaman yang berbeda. System bantuan pintar dibuat untuk mengatasi masalah ini dengan mengadaptasikan bantuan yang disediakan untuk user individual yang membuat permintaan dan secara aktif memberikan pelajaran alternative dari aksi yang user tidak sadari.

Knowledge representation : user modelling

Pada banyak system, model ini adalah pandangan perancang untuk user dan diimplisitkan dalam perancangan. Perancang memiliki pemikiran user ‘khusus’ dan membangun interfacenya. Jika perancang selesai dengan pekerjaan ini, model menjadi sangat efektif. Tetapi perlu diasumsikan bahwa semua user adalah sama dan memiliki permintaan yang sama. Sistem yang lain mengijinkan user untuk membuat model dirinya dimana system dikonfigurasikan. Contoh sederhana pada .profile nya unix yang dapat dieksekusi ketika user masuk ke system dan menseting system dan variabel2 nya sesuai dengan keinginan user, disebut system yang adaptable.  Pendekatan yang lain dalam menyediakan system dengan model user dan menggunakannya pada system bantuan pintar, adalah dengan memiliki konstruksi system dan menangani model user berdasarkan data yang dikumpulkan sedikit demi sedikit dari pemantauan interaksi user. Ada sejumlah pendekatan model user dikonstruksi dan dipantau, yaitu :

Quantification

Model yang paling sederhana dari user modelling yang menggunakan jumlah tingkatan dari keahlian yang akan merespon dalam cara yang berbeda. User ditempatkan pada satu level dan berpindah diantara level lainnya berdasarkan pengukuran kuantifikasi dari keahliannya pada waktu tersebut. Kegiatan2 yang berbeda dibobotkan dan user dinilai berdasarkan bobot dari aktifitas yang diambil. Jika nilai melebihi batas tertentu, user dipindahkan ke level keahlian yang lain dan system beradaptasi untuk itu. Contoh : Mason mengadaptasikan presentasi prompt perintah dari level keahlian user.

Stereotypes

System mengelompokkan user sebagai anggota dari kategori user atau stereotype, yang berbasiskan pada karakteristik user dan kemungkinan sederhana seperti membuat perbedaan antara user baru dan user ahli. Atau yang lebih kompleks seperti membuat stereotype yang berbasiskan pada lebih dari satu informasi.

 Overlay models

Merupakan model yang ideal yang membandingkan perilaku user. Hasilnya ditampilkan dalam dua model atau perbedaan. Keuntungan dari model ini dapat melihat secara pasti bagian dari aktivitas suatu system. Tidak hanya system dapat menyadari apa yang user lakukan, tetapi juga memiliki representasi perilaku yang optimal. Ini menyediakan suatu benchmark dalam mengukur unjuk kerja user, dan jika user tidak mengambil aksi yang optimal ada indikasi pada tipe help atau petunjuk yang diperlukan.

Pendekatan yang serupa adalah digunakan pada error based model dimana system menyimpan rekaman kesalahan  dan perilaku sebenarnya dari user serta membandingkannya. Jika perilaku sesuai dengan kesalahan pada catalog, aksi yang sama dapat dilakukan.

Knowledge representation : domain and task modelling

Pendekatan yang umum dari masalah ini adalah mewakili tugas user berdasarkan urutan perintah yang tersedia untuk mengeksekusinya. Sebagaimana pada tugas user, perintah digunakan untuk membandingkan urutan tugas yang disimpan dan mencocokkan dengan urutan tepat. Jika urutan perintah user tidak cocok maka dibutuhkan bantuan. Pendekatan ini digunakan pada system PRIAM.

Knowledge representation : modelling advisory strategy

Sistem ini kadang mencakup intelligent help yang membuat modelling advisory atau strategi tutorial. Dengan menyediakan system bantuan dengan tipe informasi ini memungkinkan tidak hanya memilik advis yang sesuai untuk user tetapi juga menggunakan metode pemberian advis.

Teknik untuk representasi knowledge

Terdapat empat group utama dari teknik yang digunakan dalam knowledge representation untuk intelligent help system :

Rule based techniques

Pengetahuan digunakan untuk mewakili sekumpulan aturan dan kenyataan, yang diimpretasikan menggunakan beberapa mekanisme inferensi. Logika predikat menyediakan mekanisme untuk merepresentasikan informasi deklaratif dan aturan produksi merepresentasikan informasi procedural. Teknik ini digunakan untuk domain yang relatif besar dan dapat mewakili kegiatan yang menampilkan pengetahun.

Frame based technique

Digunakan untuk mewakili situasi yang umum terjadi dan pengetahuan ‘default’. Frame merupakan suatu struktur yang berisi slot yang diberi label yang mewakili cirri yang berhubungan. Setiap slot diberi nilai atau nilai default. Input user disesuaikan dengan nilai frame dan jika sesuai menyebabkan beberapa aksi diambil.

Network based techniques

Mewakili pengetahuan tentang user dan system yang merupakan hubungan antara kenyataan. Contoh yang paling umum adalah semantic network. Network merupakan suatu hirarki dan child dapat berhubungan dengan parent-nya. Network dapat digunakan untuk menghubungkan representasi berbasis frame.

Example based technique

Mewakili pengetahuan yang secara implicit  ada dalam struktur keputusan dari suatu klasifikasi system. Ini dapat berupa pohon keputusan pada pendekatan pembelajaran induktif atau link dari network pada jaringan saraf. Struktur keputusan dibuat secara otomatis berdasarkan contoh yang dipresentasikan pengklasifikasi. Pengklasifikasi secara efektif mendeteksi cirri saat itu dalam contoh dan dapat menggunakannya untuk mengklasifikasikan input lainnya.

Masalah dengan knowledge representation dan modelling

Merepresentasikan pengetahuan merupakan issue dalam intelligent help system tetapi tidak tanpa masalahnya. Pengetahuan kadang sulit didapatkan, terutama jika ahli domain tidak ada. Ini akan sulit untuk memastikan kelengkapan dan kebenaran dari pengetahuan berdasarkan kondisi. Bahkan jika pengetahuan tersedia, jumlah pengetahuan yang dibutuhkan menjadi penting, membuat bantuan pintar menjadi opsi yang mahal.

Merancang Sistem Pendukung User

Ada banyak cara untuk merancangnya dan semua itu diserahkan pada perancang untuk memilih cara yang terbaik akan tetapi hal yang perlu diperhatikan adalah :

o   Perancangannya seharusnya tidak seperti “add-on” ke perancangan system. Secara ideal seharusnya merupakan bagian integral dalam sistem

o   Perancang harus memperhatikan isi dari bantuan dan konteks yang akan digunakan sebelum teknologi disiapkan.

Masalah presentasi

§  How is help requested ?

Pilihan pertama bagi perancang untuk membuat bagaiman bantuan dapat diakses oleh user. Terdapat beberapa pilihan. Bantuan ini dapat berupa command, tombol fungsi yang dapat memilih on atau off atau aplikasi yang terpisah.

§  How is help displayed ?

Bagaimana bantuan akan dapat dilihat oleh user. Dalam system window akan ditampilkan dalam window yang baru. Dalam system lain mungkin dalam layar yang penuh atau bagian dari layar. Alternatif lain dapat berbentuk pop-up box atau tingkat command line. Tipe presentasi yang sesuai bergantung pada besarnya tingkat bantuan yang diberikan dan ruang yang dibutuhkan. Membuka halaman manual halaman demi halaman tidak membantu. Beberapa system bantuan aktif menyediakan petunjuk visual ketika memiliki saran pembuatan, ini yang membuat user mengambil saran tanpa meninggalkan atau menginterupsi pekerjaannya.

§  Effective presentation of help

Layar bantuan dan dokumentasi seharusnya dibuat sejalan dengan interface yang dibuat, memasukkan kemampuan dan kebutuhan tugas user. Tidak menjadi masalah teknologi apa yang digunakan untuk membuatnya akan tetapi yang perlu diperhatikan dan menjadi suatu prinsip yakni bagaimana menulis dan menampilkan secara efektif. Bantuan dan tutorial ditulis secara jelas, dalam bahasa yang dimengerti, menghindari logat khusus. Jika manual kertas dan tutorial ada, terminology harus konsisten dengan materi pendukung yang online. Materi instruksional membutuhkan bahasa instruksional dan system bantuan memberitahu user bagaimana menggunakan system, tidak hanya menggambarkan system.

Masalah implementasi

Para perancang harus membuat keputusan untuk implementasi berupa hambatan/ batas fisik maupun pilihan yang tersedia untuk user. Keputusan ini sudah termasuk dalam pertanyaan : akankah bantuan merupakan perintah system operasi, apakah berbentuk meta-command atau aplikasi. Hambatan fisik apa yang membuat mesin menentukan  screen space, kapasitas memori dan kecepatan. Kecepatan adalah hal yang penting karena waktu respon yang lambat untuk membuat system tidak digunakan meskipun sangat baik dirancang.