GROUPWARE

Materi 12

GROUPWARE

1.      Pengertian Groupware

Adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu (Alan Dix, 1993). Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka. Operasi yang didukung antara lain: penjadwalan rapat dan alokasi sumberdaya, email,

e-newsletter, distribusi file dan lain sebagainya

2.      Komunikasi melalui computer

a)      Email

Email merupakan groupware tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan (To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim.

Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang digunakan sebagai relay suatuy pesan. Dalam suatu e-mail yang sederhana terdapat hanya satu penerima. Banyak sistem e-mail yang mengijinkan dapat diterima oleh banyak penerima dengan menuliskan (Cc: ) dalam e-mail yang dikirimkannya menjadi suatu group. Group ini berisi daftar distribusi yang berisi nama group dari sekelompok user yang sering mengirim e-mail.

b)      Instant Messanger

Instant messenger seperti yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim pesan berbasis internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.

c)      Layanan pesan singkat (sms)

Layanan pengiriman pesan yang dibatasi 160 karakter. Dengan layanan 3G, bisa disertai komunikasi face to face.

d)     Konferensi dan Komunikasi video

Untuk berkomunikasi di antara beberapa orang yang terpisah secara lokasi memerlukan biaya yang tidak sedikit serta waktu tempuh yang tidak singkat. Untuk memenuhi kendala tempat, waktu dan biaya tersebut diatasi dengan teknologi video konferensi yang berbasis teknologi satelit. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video konferensi membutuhkan sarana untuk mengirim dan menerima video yang dikirim melalui satelit.

Konferensi video bukanlah pengganti komunikasi face to face karena memiliki kekurangan antara lain timbal balik dan kontak mata yang kurang. Solusi untuk mengatasi kurangnya kontak mata dengan adanya video tunnel.

e)      Argumentation Tools

Komunikasi ini berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang

f)       Meeting Room

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email.

g)      Shared work surfaces

Merupakan suatu sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta menulis dengan tangan secara langsung ke layar besar. Tulisan ini akan dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan layar yang sensitive.Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain. Variasi yang lain dari shared work surface ini adalah dengan membuat peserta menulis pada suatu kertas pada masing-masing desktop dan dibuat filmnya dari arah atas. Gambar dari masingmasing peserta akan digabungkan dan ditampilkan pada masing-masing layar di area kerja peserta.

h)      Shared Editor

Editor ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama. Bentuk software yang digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerjasama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face (co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi secara tekstual.

i)        Shared Diary

Ide dari sistem ini adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika ada seseorang ingin membuat pengaturan pertemuan maka sistem akan mencari diaries semua orang untuk menemukan waktu yang kosong.

j)        Shared PCs & Windows

Sistem ini difokuskan pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip pada meeting room tetapi tidak terdapat layer besar.

Sistem ini mempunyai dua kegunaan yakni ada :

ü  Dokumen yang sedang dalam proses, contoh jika peserta sedang menggunakan program spreadsheet secara bersama untuk memecahkan persoalan keuangan.

ü  Untuk technical support, contoh jika kita sedang mengalami kesulitan pada suatu aplikasi kemudian menelepon local technical guru yang akan terhubung dengan komputer kita.

3.      Kerangka kerja groupware

1)      Pengertian CSCW

CSCW atau Computer Supported Cooperative Work merupakan kerangka kerja dalam sebuah aplikasi yang didalamnya dipengaruhi oleh kelompok dan situasi sosial yang ditempati oleh sistem tersebut (Dix, 1993). Dalam konteks IMK, CSCW merupakan fenomena atau juga bisa disebut sebagai efek samping dari sebuah aplikasi yang berafiliasi ke groupware. Karenanya CSCW seringkali diasumsikan sebagai aspek yang dihasilkan dari groupware.

CSCW lebih berorientasi kepada evaluasi terhadap hal-hal yang terjadi dalam proses interaksi antar manusia dalam sekelompok pengguna. Inteaksi tersebut antara lain :

ü  Face to Face communication

Dalam komunikasi yang melibatkan lebih dari satu orang secara tatap muka, pengaruh kultur dan lingkungan sangatlah besar. Sebagai contoh, jika seseorang dari kultur yang terbiasa dengan nada bicara tinggi, akan dianggap menyinggung perasaan bagi orang lain yang terbiasa dengan kultur yang terbiasa dengan nada bicara pelan. Selain itu, dalam tatap muka juga bergantung pada kontak mata yang sering kali menggambarkan tingkat emosional seseorang. Dalam tatap muka disebuah sistem groupware, contoh : video conference, juga perlu diperhatikan tentang faktor turn taking atau giliran dalam berkomunikasi, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar.

ü  Conversation

Struktur pembicaraan dalam konteks CSCW memerlukan pengertian dalam tiap sesi komunikasi. Sebagai contoh, kesalahpahaman dalam pemilihan kata berdasarkan topik yang akan dibicarakan dapat menimbulkan berhentinya komunikasi.

ü  Text based communication

Komunikasi berbasis teks merupakan model interaksi dalam CSCW yang paling banyak digunakan di era 2000-an. Jenis ini biasanya diimplementasikan dalam groupware yang menggunakan komunikasi janis email ataupun chatting. Komunikasi ini memiliki kultur sendiri, misal dengan penggunaan smiley, penggunaan singkatan-singkatan global seperti AFAIK, IMHO dan lainnya.

ü  Group working

Jenis komunikasi yang terakhir merupakan jenis komunikasi bersama, yang melibatkan satu kelompok dalam sebuah organisasi. Komunikasi jenis ini tidak lagi melibatkan kultur perorangan dari tiap pengguna, tetapi lebih berorientasi pada kultur dalam sebuah organisasi.

Dalam IMK, CSCW lebih dilihat dari efek samping yang tertimbuk dari modelinteraksi sebuah aplikasi jenis groupware. Karena jika konteks komunikasi dalam CSCW tidak berjalan dengan baik, maka secara umum, sebuah aplikasi sebaik apapun akan terasa tidakn usable lagi. Tetapi, malah akan timbul organization mass yang membuat segala penerapan teori dan implementasi menjadi sia-sia. Karenanya, dibutuhkan usaha ekstra keras dan tahapan yang secara iteratif melakukan desain berdasarkan kebutuhan pengguna dan evaluasi yang berkelanjutan, baik evaluasi secara umum ataupun usability tesiting.

4.      Aplikasi Groupware

Aplikasi groupware dibedakan berdasarkan gambar berikut ini

	Same place	Different place
Same time	Face-to-face conversation	Telephone
Different time	Post-it-note	Letter

1. kolaborasi berdasarkan tempat

Groupware yang dapat menggabungkan pengguna yang terletak ditempat yang berjauhan. Dalam konteks ini aplikasi dapat berupa video conference, meeting room, chating ataupun messenger. Groupware jenis ininlebih banyak bebasis web, mengingat sifat aplikasi berbasis web yang dapat diakses secara bersamaan meski memiliki letak yang berjauhan.

2. Kolaborasi berdasarkan waktu

Groupware yang dapat dijalankan dalam waktu yang berbeda. Contoh dari aplikasi basis web jenis ini adalah email, forum diskusi ataupun jenis shared editing. Selain itu ciri utama dari groupwarejenis ini adalah tampilan detail waktu terakhir seorang pengguna melakukan aktifitas. Dalam perkembangan teknologi web, groupware jenis ini sering juga disebut sebagai sosial networking seperti blog, forum sosial, bookmark aggregator, contoh : del.icio.us, blinklis ataupun office online.

Contoh aplikasi groupware terdiri atas:

1	Komunikasi media Komputer	1. email 2. Instan messangers 3. sms
2.	Konferensi dan komunikasi video
3.	Meeting dan sistem pendukung keputusan	a. Argumentation tools
		b. Meeting rooms
		c. Shared work surfaces
4.	Aplikasi dan artefak Saling berbagi	1. Shared editors 2. Shared Diaries 3.Shared PCs & Shared Windows